כשאנחנו מבקשים להפיק אירוע, פרטי או אחר, עלינו לקחת בחשבון שישנם שלבים שונים בתהליך ההפקה, אשר אמורים לעזור לנו לארגן אותו כפי שאנחנו רוצים, באופן שיאפשר בסוף התהליך, לייצר אירוע מושלם, מותאם לצרכים וליעדים שלנו מחד ובהתאם לתנאים שעומדים לרשותנו.
במאמר זה, נציג בפניכם 3 שלבים עיקריים בהפקת אירוע, מהתחלה עד הסוף. נתמקד בכל חלק, נסביר את החשיבות ונפרט כיצד עושים זאת בצורה נכונה. בסוף תוכלו לראות כיצד משלושת השלבים נוצר אירוע כפי שרציתם.
שלב ראשון – מציאת מקום
השלב הראשון בהפקת אירוע הוא מציאת מקום מתאים בו ניתן לערוך אותו. האופציות שעומדות לרשותנו הן רבות:
- אולמות אירועים/כנסים,
- גני אירועים,
- שמורות טבע ומרחבים ציבוריים, ב
- תים,
- וילות להשכרה,
- מסעדות,
- בתי קפה,
- פאבים
- ומקומות אחרים.
בחירת מקום מתאים לאירוע הוא השלב החשוב ביותר במובנים רבים, מאחר ומכאן נוכל להתקדם הלאה להפקת האירוע. יתרה מזו, ברגע שנמצא את המקום המתאים, נוכל לדעת מה עומד לרשותנו וכיצד אנחנו יכולים להשתמש בזה.
למשל, בחירת מיקום יכולה להשפיע על כמות האורחים שנרצה ונוכל להזמין לאירוע, בחירת המיקום תשפיע על תאריך היעד בו נערוך את האירוע וכך נוכל לייצר לוח זמנים מותאם לאירוע, וכן נוכל לבנות קונספט מתאים לאירוע על פי הרצונות שלנו.
בשביל לבחור מקום אידיאלי, אנחנו צריכים להחליט תחילה איזה סוג של אירוע ברצוננו לערוך, כמה אורחים אנחנו מתכוונים להזמין, איך אנחנו מתכוונים לערוך את האירוע, באיזה מועד, ומה אנחנו צריכים בשביל שנוכל לארגן אירוע ברמה הגבוהה ביותר.
בנוסף, עלינו להחליט איפה בדיוק נרצה לערוך את האירוע מבחינת מיקום בארץ. כך נוכל לחפש מקום באזור ספציפי ולא נצטרך להתפרס על פני אזורים רבים.
שלב שני – הזמנת שירותי בר
מרבית האורחים באירועים, פרטיים ואחרים, קובעים את דעתם על האירוע בהתאם לאופי ואיכות המזון והשתייה המוגש להם במהלכו.
אם מדובר על תפריט עשיר, מגוון ואיכותי, הם יתייחסו לאירוע באופן חיובי. אם זה לא יהיה כך, אנחנו יכולים להיות בטוחים שהם יתאכזבו מהאירוע, גם אם היבטים אחרים שלו יהיו ברמה גבוהה.
הרעיון של הזמנת שירותי בר לאירוע הוא מאוד פשוט. אנחנו צריכים למצוא חברה שתוכל לספק לנו שירותים עם תפריט עשיר של משקאות אלכוהוליים וכאלה שלא, תפריט הכולל משקאות מוכנים וכאלה שניתן להכין במקום.
חשוב מאוד שיהיה זה תפריט עשיר ומגוון, תפריט שכולל משקאות שמרבית האורחים מכירים ואוהבים, כולל דברים מיוחדים ויוצאי דופן שהם לא יכולים למצוא בכל מקום, ובפרט משקאות יקרים שהם לא יעזו להזמין במקומות אחרים.
מעבר לשאלת התפריט, הרי שהשירות צריך להיות מבוסס על רמה גבוהה של מלצרים ונותני שירות, הם צריכים להגיע אל המקום לפני האירוע ולדאוג שהכל מוכן לפני שראשון האורחים מגיע, ועליהם לעזוב את המקום אחרי שאחרון האורחים עוזב. השירות צריך להיות נעים וחייכני לכל אורח.
שלב שלישי – הזמנת ספקים ונותני שירותים
חלק משמעות בהפקת אירוע, מכל סוג שהוא, הוא הזמנת ספקים ונותני שירותים שונים.
הכוונה היא לחברות קייטרינג, צלמים, תקליטנים, מעצבים ועוד. מדובר ברשימה של ספקים אשר ביחד מייצרים תהליך של הפקת אירועים ברמה הגבוהה ביותר.
עלינו לבחון מה כל אחד מהם מציע לנו וכיצד אנחנו יכולים ליהנות מהשירות שלו. עלינו לבחון את הסגנון ואת טיב השירות, לקבל המלצות, ולשבת עם כל ספק באופן אישי, פנים אל פנים, בשביל לראות אם מה שהוא מציע, מתאים לנו.
צריך לזכור, אירוע מורכב משורה ארוכה של פרטים קטנים המתחברים ביחד. אם פרט אחד לא יהיה טוב, ייתכן מאוד שזה ישפיע גם על פרטים אחרים ואז כל האירוע ייכשל.
אם נדאג שכל הפרטים יהיו ברמה גבוהה, אזי שאנחנו יכולים לצפות לאירוע מושלם שכל האורחים המוזמנים אליו, ייהנו ממנו מאוד.
