איך להתארגן לאירוע חורף?
מעוניינים לחגוג אירוע ומחפשים את הטיימינג הנכון? החורף הוא אולי לא המועד הראשון שיעלה בראשכם, אבל ברגע שתבינו את הפוטנציאל הרב שטמון בקיום אירוע בעונה הקרה, בהחלט תרצו לחגוג במהלכה.
החורף קרב ובא וזה הזמן לחגיגה
אירועי חורף או חתונות חורף נחשבים להצלחה מסחררת מבחינות רבות: ראשית, בעונה זו יש פחות אירועים כך שהאורחים יותר פנויים להגיע ולחגוג אתכם.
שנית, אולמות וגני אירועים ואנשי מקצוע זמינים יותר בחורף ובמקום להתפשר על מקום בעונת הקיץ (כי הוא אינו פנוי) – אפשר לבחור את הטוב ביותר גם מבחינת אולם אירועים וגם מבחינת הספקים שזמינים יותר.
לכל אלה תוסיפו יתרונות כמו עלויות שיורדות עם צניחת הטמפרטורות, קסם רומנטי שמביא עמו מזג האוויר הקודר והאפשרות ליצור אירוע מרהיב של אוכל חורפי שמחמם את הבטן באווירה ייחודית שמחממת את הלב!
כמובן שכדי שהאירוע יהיה לא פחות ממושלם, יש להתארגן לקראתו מבעוד מועד – כולל בחירת אולם, סיכום עם הספקים, גיבוש התפריט מול הקייטרינג, צילומים בלוקיישנים שמתאימים לרוח העונה.
לפניכם מספר הכנות שאסור לשכוח בדרך להפקתו של אירוע חורף נפלא:
בחירת מקום מפנק ומושקע
בחירתו של אולם אירועים היא קריטית להנאה שלכם ושל האורחים. קחו בחשבון שהחורף הישראלי נחשב למתון יחסית ויתכן שדווקא כאשר תחגגו חתונת חורף יהיה יום נאה ותוכלו לקיים חלק מהאירוע בחוץ.
כך שאם תבחרו מלכתחילה מקום שמציע גם חלל סגור ומקורה וגם מרחב פתוח, תוכלו להחליט בזמן אמת בתיאום האולם כמובן כיצד לחגוג ולנצל את השטח הפתוח לטובת קבלת פנים, חופה תחת כיפת השמיים.
שימו לב שהמקום ערוך לחימום המרחב החיצוני, למשל, באמצעות פטריות חימום.
אל תתפשרו על הסטנדרט הגבוה ביותר מבחינת תפאורה ואווירה בתוך האולם, טכנולוגיה מתקדמת שמאפשרת השגתו של סאונד איכותי, אפקטים מרשימים של תאורה, הקרנת קליפים על גבי מסכים.
בדקו מבחינת עלויות וזמינות האולם מתי כדאי לחגוג וכמובן דרכי הגעה נוחות לאורחים שמגיעים בתחבורה ציבורית או בתחבורה פרטית. כך אם תנאי מזג האוויר מקשים מעט האורחים יוכלו להגיע בקלות יחסית לאירוע שלכם.
סגירה מול הספקים
אל תחכו לדקה ה-90 והכינו את הצוות שילווה אתכם מראש בדרך לאירוע. בין אם מדובר בסקירה של צלמים מומלצים ותיאום ציפיות מול המאפרים, מעצבי השיער, בחירת אאוטפיט ומדידות מקדימות להתאמה מושלמת של הבגדים, גיבוש פלייליסט מול התקליטן ובחירת לוקיישנים עם הצלם שיתאימו גם לתנאי מזג אוויר מאתגרים, במיוחד אם יש לו סטודיו כנתיב מילוט במידה וירד גשם ולא יתאפשרו צילומים בחוץ.
זכרו – תמיד טוב שיש תוכנית מגירה להכל כמו ספקים שתוכלו להקפיץ במידה וחלילה אחד הספקים חלה.
אוכל חם ומשובח
לסעודה החמה שתגישו באירוע חורף השפעה רבה והאורחים בוודאי ישמחו להימלט מהקור ישירות למרק חם, תבשילי קדרה, פשטידות, בשרים צלויים.
בחרו קייטרינג שיודע להתאים את המנות בהתאם לעונתיות ושם דגש על חומרי גלם טובים עונתיים וכן על פרזנטציה מושקעת של כל אחת מהמנות.
בדקו כמה זמן מראש יש להזמין את המנות והאם מדובר במנות שמגיעות מוכנות לאכילה או דורשות חימום מקדים ואם הקייטרינג יכול לספק עבורכם גם שירותי מלצרים להשלמת החוויה הקולינארית.
התאמת התוכנית האומנותית לעונה
חשבו על האטרקציות שישתלבו בחתונת החורף או באירוע החורף שלכם עם מזג האוויר הקר. למשל, סדנאות, הופעות, צילום מגנטים שניתן לשלב באירוע באולם סגור. התייחסו גם לעיצוב הקונספטואלי – קישוט המרחב, עטיפתו בגוונים שמתקשרים לחורף, משקאות מחממים שיוגשו מהבר ומזכרות לאורחים לחורף חם.
שלבו את כל המרכיבים עד שתרקחו אירוע חורפי חלומי!
